iAudit
iAudit

Članci

Najčešći propusti kod izrade putnih naloga

Putni nalog – dokaz da je poslodavac uputio radnika na službeni put

Putni nalog je osnovni dokument za obračun i knjiženje troškova nastalih na službenom putu kojeg je djelatnik obavio po nalogu svog poslodavca. Budući da je riječ o dokumentu kojim se, u eventualnom poreznom nadzoru, zajedno s ostalom valjanom dokumentacijom (računima), opravdava porezno priznati trošak službenog putovanja, nužno je voditi brigu o tome da putni nalog sadrži sve propisane elemente. Isto tako, putni nalozi, s jedne strane, služe poslodavcu kao dokaz da su uputili radnika na službeni put, uz eventualno isplaćeni predujam troškova, te s druge strane radniku, kao osnova za potraživanje nadoknade razumnih troškova učinjenih na tom putu.

Iako putni nalog nema propisani predložak i u praksi se susrećemo s raznim oblicima putnih naloga, Pravilnikom o porezu na dohodak je, u članku 14. stavku 2. propisano što sve valjani putni nalog mora sadržavati. U skladu s odredbama Pravilnika, „neovisno u kojem obliku se izdaje, putni nalog kao vjerodostojna isprava sadrži osobito slijedeće podatke: nadnevak izdavanja, ime i prezime osobe koja se upućuje na službeno putovanje, mjesto u koje osoba putuje, svrha putovanja, vrijeme trajanja putovanja, vrijeme kretanja na put, podatke o prijevoznom sredstvu kojim se putuje (ako se putuje automobilom potrebno je navesti marku i registarsku oznaku automobila, početno i završno stanje brojila – kilometar/sat), vrijeme povratka s puta, potpis ovlaštene osobe, pečat, obračun troškova, likvidaciju obračuna te izvješće s puta.“

Najčešći propusti u praksi

U praksi, većina putnih naloga sadrži sve propisane elemente na samom putnom nalogu i gotovo uvijek su dnevnice, ostali troškovi putovanja i predujmovi dobro obračunati, budući da poslodavci vode brigu o troškovnom aspektu. Međutim, problemi koji se najčešće pojavljuju su nepotpisani nalozi, navođenje pogrešnog datumu ili nedefinirana svrha putovanja, a pogotvo nedostaju prilozi od kojih su neki obavezni, poput izvješćea s puta. Bitno je napomenuti da ovakvo detaljno propisivanja sadržaja putnog naloga omogućava lakše i detaljnije provođenje poreznog nadzora troškova službenog putovanja te o o tome treba voditi dužnu pažnju jer nijedan poslodavac ne bi bio sretan da mu porezni inspektor pokaže njegov nepotpisani putni nalog za put u inozemstvo od 10,000 HRK ili da traži izvješće s puta kojeg je moguće napisati u nekoliko rečenica, a kojeg nema, te da temeljem takve, nevaljane dokumentacije spomenuti trošak tretira kao porezno nepriznati.

U pravilniku je navodeno da se uz putni nalog obvezno moraju priložiti isprave s kojima se dokazuju nastali izdaci i to osobito: računi za cestarine, preslike ili potvrde putnih karata, računi za smještaj i drugo. Naravno, putni nalog je moguće izdati i ako se ne putuje autocestom, ali tada trajanje puta mora biti u nekom razumnom vremenu temeljenom na broju kilometara od mjesta A do B i prosječnoj brzini koju je moguće na takvom putu ostvariti. S računom za cestarinom je lakše dokazati trajanje puta, ali nekorištenje autocesta nije prepreka za izdavanje putnih naloga. Svaki putni nalog, nakon povratka s puta, mora biti obračunat i potpisan od strane likvidatora, budući da je potpis dokaz likvidacije putnog naloga, a ujedno i korisna kontrola obračuna. Neporezivi iznos pune dnevnice od 170,00 HRK je skoro svima poznat, međutim treba biti oprezan s dnevnicama za put u inozemstvo koje su utvrđene „Odlukom o visini dnevnice za službeno putovanje u inozemstvo za korisnike koji se financiraju iz sredstava državnog proračuna“. Iako naslov navodi na pomisao da to vrijedi samo za korisnike koji se financiraju iz sredstava državnog proračuna upravo Pravilnik o porezu na dohodak utvrđuje da su dnevnice u inozemstvu priznate do iznosa i pod uvjetima utvrđenim propisima o izdacima za službena putovanja za korisnike državnog proračuna. Radnik ima pravo na dio dnevnice od 85,00 kn ako je bio udaljen najmanje 30 km od sjedišta poslodavca i ako je proveo na putu više od 8 sati, a manje od 12 sati, dok se za putovanje preko 12 sati ostvaruje pravo na punu dnevnicu. Za preračun dnevnica ili predujmova izraženih u stranoj valuti, uputno je koristiti srednji tečaj HNB-a, za tečajeve koji kotiraju na deviznom tržištu u Republici Hrvatskoj, te HNB-ove izračune tečajeva koji ne kotiraju na deviznom tržištu u Republici Hrvatskoj.

Gotovo univerzalna pogreška vezana indirektno uz putne naloge je nedostatak obračuna i uplate obaveznih doprinosa za zdravstveno osiguranje radnika koji putuju u inozemstvo. Zdravstvena zaštita u inozemstvu uređena je Pravilnikom o pravima, uvjetima i načinu korištenja zdravstvene zaštite u inozemstvu (NN br. 50/09. – 41/12.). Kada poslodavac uputi radnika na službeni put u inozemstvo, trgovačko je društvo obvezano plaćati poseban doprinos za zdravstvenu zaštitu u inozemstvu po danu i to po stopi od 20% na najnižu osnovicu za plaćanje doprinosa. Ova se obveza u praksi vrlo često ne poštuje što nije u skladu s opisanim Pravilnikom.

Autor: Vedran Marinić